Almenn trúnaðaryfirlýsing BookingSuite

Tekur gildi: apríl 2018


Þessi trúnaðaryfirlýsing nær til BookingSuite B.V., Herengracht 597, 1017 CE Amsterdam, Hollandi, („BookingSuite“) og lýsir því hvernig BookingSuite safnar og notar þær upplýsingar, þ.m.t. persónuupplýsingar, sem þú gefur upp á vefsíðu okkar http://suite.booking.com („síðunni“) eða í gegnum vörur okkar s.s. WebFamily, RateFamily, Connected Marketplace og aðrar vörur sem BookingSuite býður upp á („vörur“). Síðan og vörur BookingSuite nefnast saman „þjónustan“. Þessi trúnaðaryfirlýsing nær til eigenda, starfsfólks, umboðsaðila og annarra einstaklinga sem koma fram fyrir hönd aðila sem BookingSuite veitir þjónustu sína. Við vinnum samstarfsaðilum okkar í hag og veitun gagnsæjar upplýsingar um alla vinnslu persónuupplýsinga.


Gagnasöfnun

BookingSuite biður um eftirfarandi upplýsingar, sem kunna að hluta til að vera persónuupplýsingar, til að þú getir skráð gististaðinn þinn, fengið aðgang að og nýtt þér þjónustu okkar:

Tengiliðsupplýsingar: Við söfnum tengiliðsupplýsingunum þínum, svo sem fornafni og eftirnafni, fæðingardegi (ef þörf er á), netfangi og heimilisfangi fyrirtækis, símanúmeri og faxnúmeri.

Fjármálaupplýsingar: Við söfnum upplýsingum sem eru nauðsynlegar fyrir greiðslur, þ.m.t. reikningagerð, svo sem bankaupplýsingum, reikningsnúmeri og VSK-númeri.

Vörur og þjónusta: Við skráum hvaða þjónusta og/eða vörur þú veitir í gegnum BookingSuite.

Annað: Þegar samskipti eiga sér stað við BookingSuite safnar BookingSuite samskiptunum og vinnur úr þeim. Á meðan símtölum við þjónustuver okkar stendur gæti átt sér stað hlustun eða símtöl gætu verið hljóðrituð og notuð í gæðastjórnunar- og þjálfunartilgangi, og undir það fellur notkun upptaknanna í þeim tilgangi að meðhöndla kröfur og hafa eftirlit með svikum. Upptökur eru geymdar í takmarkaðan tíma og þeim er sjálfkrafa eytt nema BookingSuite hafi réttmæta ástæðu til að geyma slíka upptöku í lengri tíma, þ.á.m. í þeim tilgangi að rannsaka svik sem og í lagalegum tilgangi.


Gögn sem við söfnum sjálfkrafa

Þegar þjónustan er notuð safnar BookingSuite einnig upplýsingum sjálfkrafa sem gætu fallið undir persónuupplýsingar. Þetta á m.a. við um tungumálastillingar, IP-tölu, staðsetningu, tækisstillingar, stýrikerfi tækis, upplýsingar um virkni, notkunartíma, slóðir sem beðið hefur verið um, stöðuskýrslu, milligönguforrit („user agent“, upplýsingar um útgáfu af vafra), stýrikerfi, niðurstöður (þess sem skoðar eða bókar), leitarsögu, Booking-auðkenni notanda og tegund gagna sem hafa verið skoðuð. BookingSuite gæti einnig safnað gögnum sjálfkrafa með fótsporum. Frekari upplýsingar um hvernig við notum fótspor er að finna hér.


Persónuupplýsingar sem við fáum annars staðar frá

Upplýsingar um gjaldþrot: Við gjaldþrot er BookingSuite heimilt að fá upplýsingar frá gjaldþrotastjóra, dómstólum eða frá hinu opinbera um þig.
Gögn sem tengjast löggæslu og beiðnir frá skattayfirvöldum: Löggæslu- eða skattayfirvöldum er heimilt að hafa samband við BookingSuite með frekari upplýsingar um þig ef upp kemur sú staða að þú sætir rannsókn.
Eftirlit með svikum: Í sérstökum tilfellum, og í samræmi við gildandi lög, gæti BookingSuite safnað gögnum í gegnum utanaðkomandi aðila til þeim tilgangi að hafa eftirlit með svikum og koma í veg fyrir þau.

Að auki gæti verið unnið úr persónuupplýsingunum þínum ef einhver á vegum fyrirtækisins þíns hefur skráð þig sem viðurkenndan notanda varanna eða sem tengilið. Við gætum hafa fengið persónuupplýsingarnar þínar í gegnum tilvísunarkerfi vegna þess að einhver mat sem svo að þú hefðir áhuga á vörunum. Ef við fengum persónuupplýsingar þínar í gegnum tilvísunarkerfi og þar sem lög leyfa munum við aðeins vinna úr persónuupplýsingunum þínum til að hafa samband við þig einu sinni og til að kanna árangur tilvísunarprógrammsins. Það eru lögmætir hagsmunir okkar að vinna úr þessum upplýsingum í viðskiptatilgangi.


Tilgangur vinnslu

Við notum upplýsingar sem þú gefur upp, þ.m.t. persónuupplýsingarnar þínar, í eftirfarandi tilgangi:

A. Skráning og umsjón svæðis: Við notum upplýsingarnar til að skrá gististaðinn þinn og til að leyfa þér og BookingSuite að stjórna og hafa umsjón með vörunum sem þér standa til boða.

B. Ljúka skráningu: Ef þú hefur ekki lokið skráningunni á netinu sendum við þér áminningu um að halda áfram með skráninguna. Við álítum þessa aukaþjónustu gagnast þér en hún gerir þér kleift að halda áfram með skráninguna án þess að þurfa að fylla út allar skráningarupplýsingarnar frá grunni. Áminningartölvupóstar sem við gætum sent þér munu innihalda hlekk til að segja upp áskrift sem þú getur notað ef þú vilt ekki að við sendum þér skilaboð í framtíðinni.

C. Þjónustuver: Við notum upplýsingarnar til að veita þér stoðþjónustu, svo sem að leysa úr beiðnum þínum, spurningum og vandamálum.

D. Markaðsmál/samskipti: Við notum upplýsingarnar til að gefa þér upplýsingarnar sem þú biður um, til að senda út fréttabréf, markaðsefni og upplýsingar um nýjar vörur og þjónustu eða aðrar fréttir eða tilboð sem við teljum að þú hafir áhuga á. Þegar við notum persónuupplýsingarnar þínar í beinum markaðssetningartilgangi, svo sem fyrir fréttabréf og markaðsefni um nýjar vörur og þjónustu eða önnur tilboð sem við teljum að þú hafir áhuga á, sendum við hlekk til að segja upp áskrift sem þú getur notað ef þú vilt ekki að við sendum þér skilaboð í framtíðinni. Við gætum boðið þér á viðburði sem við teljum að þú hafir áhuga á. Við gætum einnig notað persónuupplýsingarnar þínar til að bjóða þér að taka þátt í tilvísunarprógrammi eða í samkeppnum.

E. Sumar vörur gætu boðið þér aðferðir til að hafa samskipti við viðskiptavini þína eða söluaðila en af þeim fær BookingSuite alltaf sent afrit. BookingSuite hefur aðgang að þessum samskiptum og notar sjálfvirk kerfi til að endurskoða, skanna og greina samskipti af öryggisástæðum; til að koma í veg fyrir svik; til að fylgja lögum og reglugerðum; til að rannsaka mögulegt misferli; fyrir vöruþróun og -umbætur; fyrir rannsóknir, aðstoð við viðskiptavini og tækniaðstoð. BookingSuite geymir öll samskipti sem eru send eða berast.

F. Greiningar, umbætur og rannsóknir: Við notum upplýsingarnar, þ.m.t. persónuupplýsingar, til að stunda rannsóknir og greiningar. Það getur verið að við leitum til utanaðkomandi aðila til að gera þetta fyrir okkar hönd. Hugsanlega deilum við eða gefum upp niðurstöður þessara rannsókna, s.s. til utanaðkomandi aðila, á nafnlausu, samsöfnuðu formi. Við notum einnig upplýsingarnar, þ.m.t. persónuupplýsingar, til að meta þarfir rekstrar þíns, til að ákvarða hvaða vörur henta og til að bæta þjónustu okkar og markaðsstarfsemi. Við gætum boðið þér að taka þátt í könnunum, svo sem markaðsrannsóknum, og að greina hvernig hægt er að bæta upplifun þína og virkni og gæði þjónustunnar okkar. Vinsamlegast taktu mið af upplýsingunum sem eru veittar þegar þér er boðið að taka þátt í könnun eða markaðsrannsóknum til að sjá hvort farið sé með persónuupplýsingar á annan hátt en í þessari trúnaðaryfirlýsingu.

G. Öryggi og eftirlit og forvarnir gegn svikum: Við notum upplýsingarnar, þ.m.t. persónuupplýsingar, til að koma í veg fyrir svik og aðra ólöglega eða óréttmæta starfsemi þegar síðan okkar og vörurnar okkar eru notaðar. Við notum þessar upplýsingar einnig til að rannsaka og hafa eftirlit með svikum. BookingSuite kann að nota persónuupplýsingar í áhættumati og af öryggisástæðum, t.a.m. við auðkenningu notenda. Í þessum tilgangi gæti persónuupplýsingum verið deilt með utanaðkomandi aðilum, s.s. löggæsluyfirvöldum í samræmi við gildandi lög og utanaðkomandi ráðunautum.

H. Lagalegur tilgangur: Í ákveðnum tilfellum þarf BookingSuite að nota upplýsingarnar sem okkur eru veittar, þ.m.t. persónuupplýsingar, til að meðhöndla og leysa lagaleg ágreiningsefni eða kvartanir, í eftirlitstilgangi og regluvörslu, til að framfylgja samningi/samningum eða til að verða við lögmætum beiðnum frá löggæsluyfirvöldum að því tilskyldu að lög krefjist þess.

Ef við notum sjálfvirkar aðferðir til að vinna úr persónuupplýsingum sem hafa lagalegar afleiðingar eða veruleg áhrif á þig munum við gera viðeigandi ráðstafanir til að tryggja réttindi þín og frelsi, þ.m.t. rétt á að manneskja grípi inn í.


Lagalegur grundvöllur

Í ljósi tilgangs A og C reiðir BookingSuite sig á þann lagalega grundvöll að úrvinnsla persónuupplýsinganna þinna sé nauðsynleg til að framfylgja samningnum sem þú hefur gert við BookingSuite. Ef þú gefur ekki upp upplýsingarnar sem beðið er um getur BookingSuite hvorki skráð gististaðinn þinn né leyft þér að stjórna eða hafa umsjón með vörunum né getum við veitt þér stoðþjónustu. Í ljósi tilgangs B og D-H reiðir BookingSuite sig á lögmæta viðskiptahagsmuni sína til að veita þér þjónustu, til að koma í veg fyrir svik og til að bæta þjónustu sína. Þegar BookingSuite notar persónuupplýsingar til að gæta lögmætra viðskiptahagsmuna sinna mun það alltaf vega og meta réttindi þín og hagsmuni í persónuvernd þinni gegn réttindum og hagsmunum BookingSuite. Í tilgangi H reiðir BookingSuite sig einnig, þar sem við á, á það að uppfylla lagalegar skyldur (svo sem lögmætar löggæslubeiðnir). Þegar gildandi lög krefjast þess mun BookingSuite biðja um samþykki þitt áður en persónuupplýsingarnar þínar eru notaðar í beinum markaðssetningartilgangi.

Ef þú vilt andmæla notkuninni sem var lýst í B og D-F og engin aðferð er í boði fyrir þig til að hafna henni beint (t.d. í svæðisstillingunum), að því marki sem við á, skaltu hafa samband við dataprotectionoffice@booking.com.


Gagnadeiling

Deiling með hlutdeildarfélögum: Til að styðja notkun á þjónustunni okkar getur verið að upplýsingum um þig, þ.m.t. persónuupplýsingum, verði deilt með dótturfélögum Booking.com-samstæðunnar sem geta verið í hlutverki þjónustuaðila fyrir BookingSuite, þ.m.t. sem snertir þjónustu við viðskiptavini. Í samræmi við lög gæti upplýsingunum þínum verið deilt í greiningartilgangi og í þeim tilgangi að hafa eftirlit með og koma í veg fyrir svik. Þegar þess er krafist í lögum munum við fyrst biðja um samþykki þitt áður en hlutdeildarfélög okkar mega nota persónuupplýsingar þínar í öðrum tilgangi, svo sem markaðsetningu. Til að fá allar frekari upplýsingar sem þú þarft um Booking.com-samstæðuna skaltu fara á Um Booking.com.

Booking Holdings Inc.: BookingSuite, hluti af fyrirtækjasamstæðu Booking Holdings Inc., gæti þurft að deila sumum af upplýsingunum þínum, þ.m.t. persónuupplýsingum, með öðrum fyrirtækjum Booking Holdings Inc., til að fylgja eftir reglugerðum eða í þeim tilgangi að hafa eftirlit með eða koma í veg fyrir svik í samræmi við gildandi lög og ef algerlega nauðsynlegt reynist til að vernda Booking Holdings Inc. og fyrirtæki þess, þ.m.t. BookingSuite, viðskiptavini og viðskiptafélaga þess fyrir sviksamlegri háttsemi og til að rannsaka og meðhöndla gagnaöryggisbrot.

Deilt með utanaðkomandi aðilum: Við deilum upplýsingum um þig, þ.m.t. persónuupplýsingunum þínum, með utanaðkomandi aðilum í samræmi við lög og lýsinguna hér fyrir ofan. Við hvorki seljum né leigjum út persónuupplýsingarnar þínar.

  • Þjónustuaðilar (þ.m.t. birgjar): Við deilum upplýsingunum þínum með utanaðkomandi þjónustuaðilum til að veita þjónustuna okkar, geyma upplýsingar og/eða viðhalda síðunni eða stunda rekstur fyrir okkar hönd. Þessir þjónustuaðilar eiga að nota persónuupplýsingar einungis samkvæmt fyrirmælum BookingSuite og til að veita því þjónustu.

  • Viðskiptafélagar: Við deilum upplýsingunum þínum, samkvæmt fyrirmælum þínum, með viðskiptafélögum til að gera þeim kleift að veita þér þjónustu.

  • Greiðsluþjónustuaðilar og aðrar fjármálastofnanir: Til að hægt sé að meðhöndla greiðslur milli þín, BookingSuite og/eða annarra utanaðkomandi aðila er upplýsingunum þínum, eins og við á, deilt með greiðsluþjónustuaðilum og öðrum fjármálastofnunum.

  • Þvinguð upplýsingagjöf: Þegar lög krefjast þess, þegar nauðsynlegt þykir fyrir frammistöðu þjónustunnar eða til að vernda réttindi okkar eða réttindi Booking Holdings Inc.-samstæðunnar eða notenda hennar deilum við upplýsingunum þínum með stjórnvöldum, þ.m.t. löggæsluyfirvöldum (þegar lögmæt beiðni er lögð fram), hlutdeildarfélögum Booking Holdings Inc. eins og Booking.com B.V. eða í málarekstri.

  • Sala eða samruni: Það kann að vera að við deilum persónuupplýsingum þínum ef kemur til samruna, yfirtöku eða sölu á öllum eða hluta eigna okkar. Að sjálfsögðu látum við þig vita í tölvupósti og/eða með áberandi tilkynningu á vefsíðunni okkar og upplýsum þig um réttindi þín.

Deiling og uppljóstrun samsafnaðra gagna: Það kann að vera að við deilum gögnum á samsöfnuðu formi og/eða á formi sem gerir móttakanda ekki kleift að auðkenna þig með utanaðkomandi aðila, t.d. fyrir greiningar á atvinnugreininni og lýðfræðilegar greiningar.


Alþjóðlegir gagnaflutningar

Undir flutning persónuupplýsinga eins og honum er lýst í þessari trúnaðaryfirlýsingu fellur flutningur persónuupplýsinga til annarra landa þar sem persónuverndarlög eru ekki eins víðtæk og í löndum innan Evrópusambandsins. Þegar evrópsk lög krefjast þess mun BookingSuite aðeins flytja persónuupplýsingar til viðtakenda sem bjóða upp á fullnægjandi persónuvernd. Í þeim tilfellum munum við, ef þörf er á, gera samkomulag til að tryggja að persónuupplýsingarnar þínar séu enn varðar í samræmi við evrópska staðla. Þú getur beðið okkur um að fá að sjá afrit af þessum ákvæðum. Tengiliðsupplýsingarnar okkar eru hér fyrir neðan.


Öryggismál

BookingSuite fylgir skynsamlegum verkferlum til að koma í veg fyrir óheimilan aðgang að og misnotkun á upplýsingum, þ.m.t. persónuupplýsingum. Við notum viðeigandi rekstrarkerfi og verkferla til að vernda og gæta upplýsinga, þ.m.t. persónuupplýsinga. Við notum einnig öryggisferla og tæknilegar og efnislegar hömlur á aðgangi að og notkun á persónuupplýsingum á vefþjónum okkar. Aðeins starfsfólki með aðgangsheimild er heimilt að nálgast persónuupplýsingar í starfi sínu.


Gagnavarðveisla

Við varðveitum upplýsingarnar þínar, þ.m.t. persónuupplýsingar, eins lengi og við teljum nauðsynlegt til að gera þér kleift að nota þjónustuna okkar, til að veita þér þjónustu, fylgja gildandi lögum, leysa ágreining við alla aðila og eins lengi og við teljum að öðru leyti nauðsynlegt til að gera okkur kleift að stunda rekstur, þ.m.t. að hafa eftirlit með og koma í veg fyrir svik eða aðra ólöglega starfsemi. Allar persónuupplýsingar sem við söfnum eru háðar þessari trúnaðaryfirlýsingu. Ef þú hefur spurningar um tiltekinn varðveislutíma fyrir ákveðna tegund persónuupplýsinga sem við vinnum úr um þig skaltu hafa samband við okkur. Tengiliðsupplýsingarnar eru hér fyrir neðan.


Valkostir þínir og réttindi

Við viljum að þú stjórnir því hvernig við notum persónuupplýsingarnar þínar. Þú getur gert það á eftirfarandi hátt:

  • Þú getur beðið okkur um afrit af persónuupplýsingum sem við höfum um þig;

  • þú getur upplýst okkur um allar breytingar sem verða á persónuupplýsingunum þínum eða þú getur beðið okkur um að leiðrétta persónuupplýsingarnar sem við höfum um þig þótt það gæti verið að þú getir gert breytingar beint á síðunni okkar;

  • í ákveðnum tilfellum getur þú beðið okkur um að eyða, stöðva eða takmarka vinnslu á persónuupplýsingunum sem við höfum um þig eða andmælt einstaka aðferðum sem við notum við vinnslu persónuupplýsinganna þinna; og

  • í ákveðnum tilfellum getur þú einnig beðið okkur um að senda persónuupplýsingarnar sem þú hefur gefið okkur til utanaðkomandi aðila.

Í þeim aðstæðum sem við notum persónuupplýsingarnar þínar á grundvelli samþykkis þíns hefur þú rétt á að draga samþykki til baka hvenær sem er í samræmi við gildandi lög. Í þeim aðstæðum sem við vinnum úr persónuupplýsingunum þínum á grundvelli lögmætra hagsmuna eða almannahagsmuna hefur þú enn fremur rétt á að andmæla þeirri notkun á persónuupplýsingunum þínum hvenær sem er í samræmi við gildandi lög.

Við reiðum okkur á að þú gangir úr skugga um að persónuupplýsingarnar þínar séu heildstæðar, réttar og gildar. Vinsamlegast upplýstu okkur sem fyrst um breytingar á eða ónákvæmni í persónupplýsingunum þínum með því að hafa samband við suitehelp@booking.com.


Spurningar eða kvartanir

Ef einhverjar spurningar eða áhyggjur vakna um vinnslu persónuupplýsinganna þinna er þér velkomið að hafa samband við okkur á suitehelp@booking.com eða þú getur haft samband við persónuverndarfulltrúann okkar á dataprotectionoffice@booking.com. Ef þú vilt nýta réttindin sem þú hefur samkvæmt þessari trúnaðaryfirlýsingu er þér velkomið að hafa samband við persónuverndarfulltrúann okkar á dataprotectionoffice@booking.com. BookingSuite mun skoða allar spurningar og kvartanir sem þeim berast. BookingSuite mun reyna að leysa úr kvörtunum eða spurningum í samræmi við skilmála innanhúss. Þú getur einnig haft samband við persónuverndareftirlitið þar sem þú býrð ef þú hefur spurningar eða kvartanir.


Breytingar á trúnaðaryfirlýsingunni

Rétt eins og fyrirtækið okkar breytist í sífellu mun þessi trúnaðaryfirlýsing einnig breytast af og til. Ef þú vilt sjá breytingarnar sem gerðar eru á þessari trúnaðaryfirlýsingu af og til bjóðum við þér aðgang að þessari trúnaðaryfirlýsingu til að sjá breytingarnar. Ef við gerum breytingar á efninu eða breytingar sem hafa áhrif á þig (t.d. þegar við byrjum að vinna úr persónuupplýsingunum þínum í öðrum tilgangi en lýst var hér fyrir ofan) munum við hafa samband við þig áður en við hefjum þá vinnslu.